Wissensmanagement im Unternehmen
Wissen ist eine der strategischen Ressourcen in Zukunft. Immer mehr Unternehmen erkennen ihren Wettbewerbsvorteil durch ihren Wissensvorsprung. Erfolgreiches Unternehmertum erkennt wirtschaftlich relevantes Wissen und setzt dieses im Betrieb um. Um dies zu erreichen, muss das Wissen zunächst beschafft, strukturiert, kommuniziert, vernetzt, dokumentiert und in weiterer Folge richtig eingesetzt werden.
Erfolgreiches Wissensmanagement benötigt zu Beginn viel Zeit. Oft haben kleine Unternehmen aber nicht die nötigen Ressourcen, um sich mit dem Thema gezielter auseinanderzusetzen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über das Wissensmanagement in Unternehmen und wie dieses Umgesetzt werden kann. Zudem zeigt er, wie man auch mit wenigen Ressourcen Wissensmanagement im Unternehmen erfolgreich umsetzen kann. Ein hilfreiches Tool zur Speicherung von Wissen und für Mitarbeiter-Schulungen ist beispielsweise die „Mitarbeiter Academy“.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
- Wissensmanagement ist in den letzten Jahren wichtiger geworden. Immer mehr Unternehmen digitalisieren ihr Wissen. Das hat vor allem Vorteile bei der Einschulung neuer Mitarbeiter.
- Gespeichertes Wissen ist vor allem für die Standardisierung von Prozessen in Unternehmen wichtig. Wissensmanagement kostet zu Beginn viel Mitarbeiter-Ressourcen, rechnet sich jedoch auf lange Sicht. Wer sich offiziell als „Wissensmanagement betreibendes Unternehmen“ nennen möchte, benötigt eine ISO 9001 Zertifizierung.
- Durch die stetige Zunahme von Wissen bei Mitarbeitern und in Betrieben wird zur Speicherung auf Software-Lösungen zurückgegriffen. Für die Schulung von Mitarbeitern werden digitale Tools immer beliebter und bringen viele Vorteile mit sich.
Definition: Was ist Wissensmanagement?
Unter Wissensmanagement versteht man die Einflussnahme auf das Wissen von Personen oder Unternehmen mithilfe verschiedener Methoden. Als Wissensbasis sind Daten, Informationen, individuelles Wissen und Fähigkeiten zu verstehen. Mit ihnen werden in einer Organisation vielfältige Aufgaben gelöst.
„ … dass John D. Rockefeller der reichste Mann des 19. Jahrhunderts war und sein Vermögen mit Ölraffinerien machte? Bill Gates ist bisher einer der reichsten Männer des 21. Jahrhunderts und baute sein Imperium auf der Ressource Wissen auf.“
Im Management wird die Ressource Wissen als Produktions- und Wettbewerbsfaktor anderen Faktoren übergeordnet. Das ist ein Grund, warum ihr das strategische und operative Management besondere Aufmerksamkeit schenken sollte. Das Management von Wissen wird in die drei Grundfunktionen „Führung, Planung und Organisation“ unterteilt.
Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, verschwindet mit ihnen auch ein Teil des wertvollen Wissens. Die Übergabe des Jobs und das vorhandene Wissen an neue Mitarbeiter funktioniert in der Regel nie ohne Probleme. Wissensmanagement und Wissenstransfer können hierbei helfen. Je schneller Mitarbeiter gut eingeschult und eingearbeitet sind, umso besser ist es für jedes Unternehmen.
Unternehmen können sich mit gezieltem Wissensmanagement ein reichhaltiges Angebot an betriebsinternem Wissen aneignen. Alle Mitarbeiter können jederzeit auf die Wissensdatenbank zurückgreifen und sich gespeichertes Wissen aneignen. (Bildquelle: Gabriel Sollmann / unsplash)
Was bedeutet Wissensmanagement fürs Unternehmen?
Prozesse zum Thema Wissensmanagement im Unternehmen zu implementieren erfordert Zeit und eine gute Planung im Vorhinein. Unternehmen wissen über den hohen Stellenwert von Wissen Bescheid. Ihnen fehlt aber oft die Umsetzungskraft.
Warum ist Wissensmanagement für Unternehmen wichtig?
Es gibt viele Gründe, warum Wissensmanagement für Unternehmen wichtig ist. Schnellere Einschulung von Mitarbeitern, Wettbewerbsvorteile gegenüber Mitbewerbern oder wenn es darum geht neue Standards zügiger im Unternehmen umzusetzen.
Gemäß einer Haufe-Studie wird Wissen von Firmen als wertvolle Ressource wahrgenommen. Im Alltag wird dieses aber nicht produktiv umgesetzt. Gründe dafür sind die fehlenden Verantwortlichen, mangelhafte Strukturen, Ablageprozesse und die fehlende technische Unterstützung. Durch die Investition in Wissensmanagement profitieren langfristig die Firmenbilanz und die Unternehmenskultur.
„Als technische Unterstützung können Software-Lösungen dabei helfen, dass Unternehmen mit ihrem Know-how produktiver umgehen.“
In Zukunft werden Software gestützte Systeme immer wichtiger. Beispielsweise können E-Learning Systeme die Kosten für Weiterbildung in Unternehmen senken. Es fallen Kosten für An- und Abreise, sowie aufwändige Organisationen weg. Die Teilnehmeranzahl ist prinzipiell unbegrenzt und die Lehrinhalte können beliebig oft wiederholt werden. Zudem hat das Unternehmen die Möglichkeit gleichbleibende Qualität zu liefern.
Was hat eine ISO Zertifizierung mit Wissensmanagement zu tun?
Seit September 2015 gibt es eine Neufassung der ISO 9001. Wissen ist dadurch in den Fokus des Qualitätsmanagements gerückt und hat somit kein Alleinstellungsmerkmal mehr. Die ISO 9001 gibt keine Angaben darüber, wie Wissensmanagement im Unternehmen umgesetzt werden soll. Unternehmen müssen ein für sie passendes Wissensmanagement selbst entwickeln und die Inhalte Nutzen stiftend definieren.
„Damit Produkte und Dienstleistungen konform sind, müssen vom Unternehmen Prozesse entwickelt und das Wissen darüber gespeichert werden.“
In der Regel setzen Wissensmanagement größere Unternehmen eher um als Kleinere. Gemäß ISO 9001 können diese sich nun zertifizieren lassen. Damit wird garantiert, dass Wissensmanagement systematisch für Mitarbeiter umgesetzt wird. Wer dieses Zertifikat haben möchte, muss einen Mitarbeiter ausbilden, der die ISO-Prozesse im Unternehmen bewertet.
Wissensmanagement ist nicht nur bei der Einschulung neuer Mitarbeiter wichtig. Als permanenter Prozess soll es bei der Weiterbildung von Mitarbeitern und dem Erhalt von Wissen im Unternehmen dienen. (Bildquelle: Campaign Creators / unsplash)
Wie eignet sich E-Learning als Methode für Wissensmanagements im Unternehmen?
Mit der Hilfe von E-Learning kann Wissen im Unternehmen standardisiert und automatisiert gelehrt werden. Wissensmanagement befasst sich nicht nur mit dem Sammeln von Informationen in Datenbanken. Beim gesammelten Wissen geht es vielmehr darum, dieses den Mitarbeitern schnell und einfach zur Verfügung zu stellen.
Eine der Grundvoraussetzungen um Wissensmanagement im Unternehmen integrieren zu können ist der Wille dazu. Hat sich die Geschäftsführung dafür entschieden, muss diese auch dahinterstehen und den Nutzen ihren Mitarbeitern verdeutlichen. Eine offene Organisationskultur kann dabei helfen die Ziele leichter umzusetzen. Je offener die Kultur ist, umso eher sind Mitarbeiter bereit ihr Wissen weiterzugeben.
Neben diesen zwei Voraussetzungen ist es auch wichtig, zeitliche und finanzielle Ressourcen zu investieren. Wird davon vom Unternehmen schon zu Beginn viel aufgewendet, erhält es davon später um ein Vielfaches wieder zurück.
Es gibt verschiedene Methoden und Herangehensweisen Wissensmanagement im Unternehmen umzusetzen. Hier ein Beispiel:
- Software Auswahl: Bevor das Wissen gesammelt wird, sollte ein geeignetes Software-Tool für das Unternehmen ausgewählt werden.
- Erstellen der Inhalte: Das mit dem Projekt beauftragte Team kümmert sich zunächst mit dem Erstellen der einzelnen Kategorien und Ordner. In diesen werden dann die Informationen und Daten zusammengetragen. Parallel dazu werden die digitalen Schulungsinhalte für Mitarbeiter erstellt.
- Mitarbeiter Schulungen: Mithilfe der E-Learning-Methode werden Mitarbeiter eingeschult. Videos, Bilder und schriftliche Anleitungen zeigen ihnen, wie sie ihr Wissen in das Software-Tool einpflegen.
- Prozessentwicklung: Sobald Mitarbeiter mit der Software und dem Thema Wissensmanagement vertraut sind, können Prozesse eingeführt werden. Zum Beispiel werden neue Mitarbeiter mithilfe von E-Learning eingeschult. Langjährige Mitarbeiter können von verschiedenen Programmen der Weiterbildung profitieren.
Da der Fokus hier auf die E-Learning-Methode abzielt, stellt sich natürlich die Frage, was mit den klassischen Schulungsmaßnahme ist? Unsere schnelllebige Zeit und die voranschreitende Digitalisierung erfordert immer den aktuellen Stand bei der Wissensvermittlung. E-Learning hat gegenüber den face-to-face Schulungsmaßnahmen deutlich mehr Vorteile und kann effizienter in Unternehmen umgesetzt werden.
Was zeichnet E-Learning aus und was sind die Vor- bzw. Nachteile?
E-Learning zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass man orts- und zeitunabhängig Lerninhalte konsumieren kann. Inhalte sind beliebig oft wiederholbar, jedoch sind Fragestellungen während des Unterrichtes beschränkt möglich. Die Anschaffungskosten sind relativ gering. Zum Befüllen der Inhalte werden vor allem Zeitressourcen und Mitarbeiter benötigt.
- Vorteile
- Geringe Kosten in der Anschaffung
- Viele Teilnehmer zur selben Zeit
- Unabhängig von Ort- und Zeit
- Lerninhalte schnell und flexibel anzupassen
- Standardisierte Qualität
- Inhalte beliebig oft wiederholbar
- Nachteile
- Hoher Zeitaufwand zu Beginn
- IT-Infrastruktur und Internet muss funktionieren
- Fragen stellen nur begrenzt
- Gefühle und Emotionen schwieriger zu vermitteln
- Standardisierte Qualität
- Inhalte beliebig oft wiederholbar
Was zeichnet klassische Schulungsmethoden aus und was sind die Vor- bzw. Nachteile?
Die klassischen Schulungsmaßnahmen zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass man weniger abhängig von technischen Geräten ist, Fragen jederzeit möglich sind und der Vortragende seine Inhalte stets an die Seminar-Teilnehmer anpassen kann. Ein wesentlicher Nachteil von Vorort-Seminaren sind die hohen Kosten, die begrenzte Teilnehmeranzahl und die variierende Qualität.
- Vorteile
- Gefühle und Emotionen leichter zu vermitteln
- weniger Abhängig von technischen Geräten
- Gute Vortragende passen den Inhalt ihrem Publikum an
- Fragen jederzeit möglich
- Inhalte nur begrenzt wiederholbar
- Variierende Qualität
- Nachteile
- Lerninhalte nur langsam anpassbar
- Begrenzte Teilnehmeranzahl
- Hohe Kosten für Seminare
- Termin- und Zeit- und Ortsgebunden
- Inhalte nur begrenzt wiederholbar
- Variierende Qualität
Fazit
Fakt ist, dass Software-Lösungen in Unternehmen zur Speicherung von Wissen immer wichtiger werden. Wissen bleibt bei einem Wechsel von Mitarbeitern besser erhalten und kann leichter an neue Mitarbeiter weitergegeben werden. Die Investition von finanziellen und zeitlichen Ressourcen ist vor allem zu Beginn höher, rechnet sich jedoch auf Lange Sicht fürs Unternehmen. Für Betriebe kann Wissen bei gezielter Umsetzung ein klarer Wettbewerbsvorteil und zukünftiger Erfolgsfaktor sein.
Wer sich die Tafel als „Wissensmanagement betreibendes Unternehmen“ umhängen möchte, benötigt einen ausgebildeten Mitarbeiter für das ISO 9001 Zertifikat. Dieses muss regelmäßig aktualisiert werden. Bewerber suchen immer öfters gezielt nach Unternehmen, die ihnen Möglichkeiten zur Weiterbildung anbieten. Am Markt gibt es verschiedene Software-Tools für Wissensmanagement und Mitarbeiterschulungen. Die „Mitarbeiter Academy“ von 4conform eignet sich als E-Learning Tool für Unternehmen jeder Größe. Buchen Sie gleich Ihren kostenlosen Beratungstermin.
Lesen Sie in unserem Beitrag zum Thema „E-Learning“ mehr über die Hintergründe der digitalen Lehr- und Lernmethode. Zukünftig wird sie für viele Unternehmen immer wichtiger.
Quellen und weiterführende Literatur:
[1] https://www.karriere.at/blog/wissensmanagement-im-unternehmen.html
[2] https://www.wissensmanagement.net/zeitschrift/archiv/fachbeitraege/ausgabe/artikel/
unternehmen_haben_nachholbedarf_beim_umgang_mit_wissen.html
[3] https://pdfs.semanticscholar.org/bb03/22f3eb5d83c4fba646e9dca1a75c4e5f72f4.pdf
